Baker Tilly

Buitenlandse dienstreizen: nu ook forfaitaire verblijfsvergoeding voor langere reizen

De fiscale administratie heeft onlangs een circulaire gepubliceerd die een einde heeft gemaakt aan de onduidelijkheid wat betreft de forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen van lange duur.

 

Buitenlandse dienstreizen van korte duur

Wat de forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen van korte duur betreft, aanvaardt de administratie dat de forfaitaire onkostenvergoedingen belastingvrij kunnen worden toegekend indien zij een bepaald maximumbedrag niet overschrijden. Deze maximumbedragen zijn gebaseerd op de bedragen die de fiscus toekent aan zijn ambtenaren die naar het buitenland worden gestuurd en worden jaarlijks vastgelegd in de landenlijst. De bedragen gelden enkel voor dienstreizen van maximum 30 kalenderdagen en zijn enkel van toepassing voor werknemers of bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van/naar het buitenland geen deel uitmaken van hun dagelijkse normale beroepsactiviteit.

Deze forfaitaire dagvergoedingen dekken de uitgaven die tijdens een dienstreis in het buitenland worden gemaakt voor eten, drank, lokaal vervoer (tram, metro, bus, taxi) en andere kleine uitgaven (versnaperingen, telefoon, fooien, …). Hotel- en andere reiskosten (uitgezonderd het vervoer ter plaatse) zijn hier niet inbegrepen. Daarvoor zijn bewijsstukken nodig en gelden er geen forfaits.

Daarnaast, laat de Administratie aan de werkgever de keuze om alsnog een ander bedrag dan de forfaits uit de landenlijst toe te passen. Indien het bedrag zoals vastgelegd in de landenlijst lager is dan 37,18 EUR, aanvaardt de Administratie dat er een bedrag van maximum 37,18 EUR kan worden toegekend en dit ongeacht de bestemming. De werkgever heeft dus de keuze: ofwel toepassing van de forfaitaire bedragen uit de landenlijst ofwel het forfait van 37,18 EUR.

Buitenlandse dienstreizen langer dan 30 kalenderdagen

Wanneer de periode van 30 dagen wordt overschreden kwamen tot voor kort in principe enkel de kosten die verantwoord zijn op grond van bewijsstukken in aanmerking als kost eigen aan de werkgever. De rulingcommissie aanvaardde echter dat de dagelijkse forfaitaire vergoedingen zoals vermeld in de landenlijst ook konden worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wanneer de dienstreizen in het buitenland een duur van 30 dagen overschrijden. In dat geval dienden de bedragen voor categorie 2 te worden toegepast (daar waar voor korte dienstreizen de bedragen van categorie 1 kunnen worden toegepast). De minister van Financiën gaf in het verleden reeds te kennen dat zijn administratie een circulaire aan het voorbereiden was teneinde meer duidelijkheid te scheppen wat de buitenlandse dienstreizen van langer dan 30 kalenderdagen betreft.

Deze circulaire werd nu onlangs gepubliceerd. De fiscale administratie aanvaardt vanaf nu dat de forfaitaire bedragen uit de landenlijst (categorie 2) eveneens kunnen worden toegepast voor buitenlandse dienstreizen die langer duren dan 30 kalenderdagen. Er dienen wel aan een aantal voorwaarden te worden voldaan. Zo gaat het over buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, maar met een limiet van 24 maanden. Daarnaast, wordt de toekenning van het forfait onderbroken indien de werknemer of bedrijfsleider zich definitief gaat vestigen in het buitenland. Vervolgens meldt de fiscus dat het forfait van 37,18 EUR ook nog steeds mag worden toegepast indien de bedragen in de landenlijst lager zouden zijn.

In zijn circulaire wijst de Administratie er nog op dat een cumul met de terugbetaling van maaltijdkosten en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken niet toegestaan is. Indien er maaltijdcheques worden toegekend, dient deze tussenkomst te worden afgetrokken van de forfaitaire vergoeding.

Deze nieuwe regeling treedt onmiddellijk in werking (i.e. vanaf 10 oktober 2013).

Indien de werkgever een hoger bedrag dan de forfaits uit de landenlijst of het forfait van 37,18 EUR belastingvrij wenst toe te kennen, kan dit nog steeds, maar de werkgever dient dan wel het dubbele bewijs te leveren dat de vergoeding is bestemd tot het dekken van kosten die eigen zijn aan het bedrijf en dat de vergoeding effectief aan dergelijke kosten werd besteed.

Binnenlandse dienstreizen

Ook wat binnenlandse dienstreizen betreft, staat er een belangrijke wijziging op het programma.

Indien een werknemer of bedrijfsleider een binnenlandse dienstreis maakt, kan de werkgever een forfaitaire vergoeding belastingvrij toekennen op basis van de vergoedingen die de Belgische belastingdienst toekent aan ambtenaren die dergelijke binnenlandse dienstreizen uitvoeren. De Administratie hanteert hierbij 3 categorieën met telkens aparte bedragen. Tot nu toe, werden enkel de laagste bedragen bekendgemaakt wat de indruk opwekte dat enkel deze bedragen mochten worden gebruikt.

De minister van Financiën heeft als antwoord op een parlementaire vraag bevestigd dat vanaf 1 januari 2014 steeds de bedragen voor het hoogste ambtenarenniveau mogen worden toegepast. Er dient bijgevolg geen onderscheid meer te worden gemaakt op basis van het functieniveau van de werknemers. Ook het onderscheid tussen ontbijt, middagmaal en avondmaal wordt afgeschaft. Samengevat houdt dit in dat vanaf 1 januari 2014 volgende forfaits van toepassing zijn:

(*) Dit bedrag geldt eveneens voor dienstreizen van minstens 5 uur over de middag.

Wenst u over dit alles meer te weten, neem dan contact op met Yves Coppens of uw dossierverantwoordelijke.

 

28/11/2013