Baker Tilly

Wat als …? De algemene vergadering praktisch bekeken

Het voorjaar is traditioneel de tijd waarop door heel wat ondernemingen de jaarrekening van het afgelopen boekjaar moet worden opgesteld en ter goedkeuring aan de algemene vergadering moet worden voorgelegd. Bij het organiseren van een algemene vergadering moeten heel wat regels worden nageleefd. Maar wat als deze regels niet of niet correct worden nageleefd? Hieronder vindt u het antwoord op een aantal “wat als” vragen zodat u de typische valkuilen bij de voorbereiding en uitvoering van een algemene vergadering kan vermijden.

Wat als de jaarlijkse algemene vergadering niet op de statutaire datum kan plaatsvinden?

In principe dient de jaarrekening ter goedkeuring aan de algemene vergadering te worden voorgelegd op statutaire datum en ten laatste binnen de zes maanden na de afsluiting van het boekjaar. In de praktijk blijkt dit echter niet altijd mogelijk.

De wet zelf voorzien maar een beperkt aantal verdagingsmogelijkheden, m.n. ­

  • Het bestuursorgaan heeft het recht om op de gewone algemene vergadering de beslissing tot goedkeuring van de jaarrekening te verdagen met drie weken. ­
  • De algemene vergadering kan ook zelf éénzijdig beslissen (via gewone meerderheid) om de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen.  

Daarnaast wordt de vergadering echter ook vaak eenzijdig uitgesteld door het bestuursorgaan. Hoewel een op dergelijke wijze uitgestelde vergadering perfect geldige beslissingen kan nemen, heeft het bestuursorgaan er alle belang bij om de wettelijke termijnen te respecteren. Het bestuursorgaan is immers aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van inbreuken op de statuten en het Wetboek van vennootschappen. Meer in het bijzonder wordt alle door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit het niet naleven van de wettelijke termijn voor het voorleggen van de jaarrekening.

Wat als de algemene vergadering niet werd bijeengeroepen volgens de regels van de wet?

Om een algemene vergadering te kunnen houden, moeten de aandeelhouders/vennoten uiteraard eerst uitgenodigd worden. In de meeste gevallen wordt de algemene vergadering geldig bijeengeroepen per aangetekende brief en dit uiterlijk 15 dagen voor de desbetreffende vergadering. De aandeelhouders/vennoten die hiermee individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk ingestemd hebben, kunnen ook per email worden uitgenodigd.

Wordt de algemene vergadering niet bijeengeroepen volgens de regels van de wet, dan bestaat het risico dat de beslissingen van de algemene vergadering nietig worden verklaard.

Op elke regel bestaat er natuurlijk een uitzondering. Werd de algemene vergadering niet geldig bijeengeroepen, dan kan deze toch geldig beraadslagen indien: ­

  • alle aandeelhouders/vennoten aanwezig en/of vertegenwoordigd zijn en verzaken aan de oproepingsformaliteiten; of ­
  • de niet aanwezige en/of vertegenwoordigde aandeelhouders/vennoten voorafgaand aan de vergadering schriftelijk verzaakt hebben aan de oproepingsformaliteiten.

Van belang hierbij zijn een correct opgemaakte aanwezigheidslijst en correcte en volledige notulen (zie verder).

Wat als u niet fysiek aanwezig kan zijn bij de algemene vergadering?

Stel, u ontvangt een uitnodiging voor een algemene vergadering, maar kan die dag niet persoonlijk aanwezig zijn. U wil echter wel uw stem uitbrengen over de diverse agendapunten.

De diverse mogelijkheden daartoe zijn de volgende: ­

  • Een aandeelhouder in een NV kan zich laten vertegenwoordigen door een volmachthouder. Hetzelfde geldt voor de vennoot in een BVBA, tenzij dit verboden wordt door de statuten. Een volmacht moet steeds schriftelijk worden gegeven. De statuten kunnen ook bepalen dat enkel een andere aandeelhouder/vennoot als gevolmachtigde kan optreden. ­
  • Stemmen per brief is toegelaten in een BVBA, tenzij de statuten het verbieden. In een NV moet de stemming per brief dan weer uitdrukkelijk door de statuten worden voorzien. ­
  • Indien de betrokken vennootschap dit in haar statuten voorziet, kan een aandeelhouder/vennoot voor de algemene vergadering op afstand stemmen via elektronisch weg. Ook het effectief deelnemen aan de vergadering op afstand (via een elektronisch communicatiemiddel) is mogelijk indien de statuten dit uitdrukkelijk voorzien.

Wat als de agenda van de vergadering onvolledig is?

De agenda van de algemene vergadering wordt opgesteld door degene die de vergadering bijeenroept en moet in principe in de oproepingsbrief worden vermeld. Het is belangrijk dat de agenda ondubbelzinnig en duidelijk alle te bespreken punten vermeldt. De vergadering kan immers enkel beraadslagen over de punten die in de agenda worden vermeld.

Verschijnen alle aandeelhouders/vennoten vrijwillig, dan wordt de agenda bij de aanvang van de vergadering met eenparigheid van stemmen vastgelegd.

Wat als nu tijdens de algemene vergadering blijkt dat de agenda niet alle te bespreken punten vermeldt? Toevoeging van een bijkomend punt is enkel mogelijk indien alle aandeelhouders/vennoten aanwezig zijn en hiermee instemmen of in het geval van hoogdringendheid.

Let trouwens op met het punt “varia “ dat in zowat elke agenda voorkomt. In deze rubriek kunnen enkel minder belangrijke punten behandeld worden, zoals bv. een vrijblijvende rondvraag of suggesties voor de agenda van een volgende vergadering. Het is niet mogelijk hieronder belangrijke beslissingen, zoals bv. inzake het ontslag of de benoeming van een bestuurder, te plaatsen gezien de agenda dan niet beantwoordt aan de criteria van ondubbelzinnigheid en duidelijkheid.

Wat als er geen aanwezigheidslijst wordt opgemaakt of als deze niet correct wordt ondertekend?

Op elke algemene vergadering moet een aanwezigheidslijst worden bijgehouden en deze wordt bij de notulen gevoegd. Uit de aanwezigheidslijst blijkt wie er op de algemene vergadering aanwezig of vertegenwoordigd was, alsook met hoeveel effecten iedere aandeelhouder/vennoot aan de vergadering heeft deelgenomen.

De aanwezigheidslijst vormt dan ook een belangrijk bewijsmiddel om aan te tonen dat er voldoende aandeelhouders/vennoten aanwezig of vertegenwoordigd waren om geldig te beraadslagen en te beslissen.

Wat als er geen notulen of slechts standaardnotulen van de algemene vergadering worden opgemaakt?

Notulen vormen de schriftelijke neerslag van wat er op een algemene vergadering besproken en beslist is. Velen beschouwen dit als een loutere formaliteit en voor zover er al notulen worden opgemaakt, beperkt men zich vaak tot standaardnotulen.

Hoewel het uiteraard niet verboden is om te werken met standaardnotulen, moet bij elke algemene vergadering de afweging gemaakt worden of het toch niet aangewezen is bijkomende informatie op te nemen in de notulen, bv. antwoorden die door het bestuursorgaan zijn gegeven o vragen van aandeelhouders/vennoten, afwijkende meningen van aandeelhouders/vennoten,…. Elke aandeelhouder/vennoot kan bovendien ook eisen dat zijn opmerkingen, onthouding of tegenstem in de notulen worden verwerkt.

Het wezenlijk belang van de notulen ligt immers in de correcte registratie van de genomen beslissingen. Notulen vormen dan ook een schriftelijk bewijsmiddel en dit zowel ten aanzien van de ondertekenaars, als ten aanzien van de vennootschap en derden (waaronder ook de fiscale administratie).

Indien u meer informatie wenst omtrent dit onderwerp kan u steeds contact opnemen met Anne Roucourt of uw dossierbeheerder.

 
27/04/2015