Baker Tilly

Voorschotfacturen: definitieve regeling vanaf 2015

Sedert begin 2013 maakt een voorschotfactuur de btw niet langer opeisbaarheid. Gelet op de praktische moeilijkheden die hieraan gekoppeld zijn, voorzag de administratie voor het jaar 2013 en 2014 telkens in een overgangsregeling. Onlangs publiceerde zij een beslissing die voorziet in een definitieve regeling welke zal ingaan op 1 januari 2015. Er rest ondernemingen bijgevolg nog slechts enkele weken om hun systemen aan te passen aan de nieuwe regels (beslissing nr. E.T.126.003 van 7 oktober 2014).

 

Context

Met ingang van 2013 werden de facturatieregels en –formaliteiten op tal van vlakken gewijzigd (zie ook onze nieuwsbrief 12/2012). Zo werden de regels inzake elektronische facturatie en self-billing vereenvoudigd met tal van opportuniteiten tot gevolg. Tevens werden toen een aantal verplichte facturatievermeldingen vereenvoudigd. In de praktijk stellen wij nog dagelijks vast dat niet iedereen hiervan op de hoogte is.

De meest verassende aanpassing betrof evenwel de nieuwe regeling inzake de opeisbaarheid van btw. Een voorschotfactuur op zich maakte de btw niet langer opeisbaar.

Dat de impact van deze aanpassing niet te onderschatten is was reeds van bij het begin duidelijk. Deze nieuwe regeling noodzaakt immers een aanpassing van eender welk ERP- of boekhoudsysteem, zowel aan de aankoop- als aan de verkoopzijde.

Gelet op de praktische moeilijkheden en bezorgdheden vanuit het bedrijfsleven voorzag de btw-administratie voor wat betreft het jaar 2013 al gauw in een overgangsregeling (zie ook onze nieuwsbrief 01/2013). Deze overgangsregeling werd voor het huidig jaar 2014 doorgetrokken en ietwat vereenvoudigd (zie ook onze nieuwsbrief 11/2013).

De huidige overgangsregeling vervalt echter eind dit jaar. Daarom publiceerde de administratie recentelijk een nieuwe beslissing die voorziet in een definitieve regeling. Deze zal ingaan op 1 januari 2015.

Definitieve regeling vanaf 1 januari 2015

De definitieve regeling tracht een aantal zaken te vereenvoudigen. Dit gebeurt onder andere door een reeks toleranties toe te staan waardoor de verwerking van de voorschotfacturen in de boekhouding dezelfde blijft zoals het was onder het oude regime. Al moet gezegd dat deze ‘vereenvoudiging’ wel met een korreltje zout moet worden genomen.

Vooreerst verandert de definitieve regeling niets aan de wettelijke regeling op zich. Deze laatste bepaalt dat een voorschot dient te worden gevraagd aan de hand van een ander document dan een factuur en dit document vermeldt de btw niet apart, vermeldt ook geen btw-tarief en geen reden waarom er geen btw wordt aangerekend. Hierbij moet de echte factuur dan achteraf worden uitgereikt. Wordt wel btw vermeld, dan gaat het wel degelijk om een factuur, waarvoor wat de voorschotten betreft een tolerantieregel kan worden toegepast.

Zo kunnen, wat de normale handelingen betreft (transacties zonder verlegging van btw-heffing), zowel de leverancier of dienstverrichter alsook de medecontractant, onafhankelijk van elkaar, gebruik maken van een aantal toleranties. Per handeling wordt toegestaan gebruik te maken van de wettelijke regeling dan wel van de tolerantie.

Zo wordt volgens deze tolerantie aan de leverancier of dienstverrichter toegestaan om een factuur uit te reiken vooraleer de btw opeisbaar wordt. Is er hierbij slechts een discrepantie van maximum 7 dagen tussen het uitreiken van de factuur en het plaatsvinden van het belastbaar feit, dan dienen er geen bijkomende vermeldingen op de factuur te worden aangebracht. Verstrijken er meer dan 7 dagen, dan moet eveneens de ‘vermoedelijke’ datum van opeisbaarheid van de btw worden vermeld. Bijgevolg, indien er geen bijkomende vermelding op de factuur wordt aangebracht en er verstrijken meer dan 7 dagen tussen de uitreiking en het voordoen van het belastbaar feit, dan vormt het uitgereikt stuk alsnog een ‘voorschotfactuur’ volgens de wettelijke regeling, waardoor achteraf toch nog een definitief stuk zal dienen te worden uitgereikt.

De leverancier moet deze voorschotfactuur in principe opnemen in de btw-aangifte betreffende de periode waarin de betaling is ontvangen of uiterlijk wanneer de prestatie is verricht. Als tolerantie mag deze voorschotfactuur vroeger worden opgenomen, namelijk in de periode waarin ze wordt uitgereikt.

Wat de klant betreft die een voorschotfactuur heeft ontvangen, deze kan, bij wijze van tolerantie, zijn recht op aftrek onmiddellijk uitoefenen. Al blijft het ook hier opletten. Zo beschikt de klant na het onmiddellijk uitoefenen van de aftrek over een tolerantieperiode van drie maanden (de zogenaamde ‘windowperiode’) om over een bewijs van opeisbaarheid van btw te beschikken. Indien de btw effectief opeisbaar is geworden gedurende deze periode van drie maanden, dan moet er verder geen regularisatie gebeuren. Echter, indien de btw niet opeisbaar is geworden tijdens deze drie maanden (ten gevolge van de betaling of het zich voordoen van het belastbaar feit), dan is de klant ertoe gehouden de afgetrokken btw te regulariseren. Wanneer de btw achteraf toch opeisbaar wordt nadat de regularisatie is gebeurd, dan kan deze btw alsnog gerecupereerd worden.

Voor de transacties onderworpen aan een lokale verlegging van heffing van btw kunnen de toleranties ook worden toegepast.

Wat betreft intracommunautaire transacties (van goederen en diensten) wordt in principe slechts gedeeltelijk in een tolerantie voorzien, dit om de internationale uniformiteit van de informatie opgenomen in de intracommunautaire opgaven te kunnen garanderen.

Of er effectief sprake is van een vereenvoudiging laten wij aan u over. Het feit is wel dat er nog slechts enkele weken resten om ervoor te zorgen dat de voorschotfacturatie met ingang van 2015 op een correcte wijze zal kunnen verlopen.

Voor zij die met de problematiek van voorschotfacturatie te maken krijgen, denken wij dat advies bij uw accountant onontbeerlijk is teneinde de specifieke casussen te kunnen uitwerken. Neem daarom contact op met Wim De Pelsmaeker of Veerle Van Den Steen of uw dossierverantwoordelijke.

 

12/11/2014