Baker Tilly

Btw – Nieuwe facturatieregels verlagen de drempel voor elektronische facturatie en self-billing


De Btw-administratie publiceerde onlangs haar eerste commentaar op de nieuwe facturatieregels die vanaf begin dit jaar van toepassing zijn. De nadruk wordt hierbij voornamelijk gelegd op de vereenvoudigingen inzake elektronische facturatie. Ook de procedure inzake self-billing vereenvoudigt (Circulaire nr. 02/2013 van 23 januari 2013).

Gelijkschakeling elektronische factuur met papieren factuur


Eén van de voornaamste doelen van de nieuwe facturatieregels bestaat erin ondernemingen de kans te bieden ten volle gebruik te maken van elektronische facturering. Om dit te bewerkstelligen werden op dat vlak enkele vereenvoudigingen doorgevoerd.

Facturen mogen worden uitgereikt via e-mail met bijlage, via fax, op basis van het downloaden via een website, enz. Zo is het voortaan ook mogelijk en toegestaan dat een factuur in een bepaald elektronisch formaat wordt verstuurd en in een ander elektronisch formaat wordt ontvangen.

De aanvaarding van de elektronische facturatie door de afnemer kan voortaan ook gebeuren op basis van een stilzwijgende overeenkomst, bijvoorbeeld door de verwerking of betaling van de ontvangen factuur.

Wel dient, zoals vroeger reeds het geval was, nog steeds de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur te worden gewaarborgd. Hoe deze drie voorwaarden dienen te worden nageleefd wordt voortaan aan de onderneming zelf overgelaten. De administratie geeft hierbij het voorbeeld van bedrijfscontroles. Daarnaast zijn de vroegere methoden zoals de geavanceerde elektronische handtekening of de uitwisseling van gegevens (EDI), naast ook nog andere systemen voorbeelden van mogelijke technieken.

Elektronische facturen mogen nu ook op papier worden bewaard, wat een vereenvoudiging kan betekenen indien u vanuit verschillende kanalen elektronische facturen krijgt toegestuurd. Vroeger werd een afgeprinte elektronische factuur niet als een conforme factuur aanzien, waardoor op basis daarvan geen btw-aftrek kon worden gegenereerd. Elektronische facturen mogen ook buiten België worden bewaard, ongeacht of dit binnen of buiten de Gemeenschap gebeurt (vóór 2013 diende dit binnen de Gemeenschap te zijn), zolang men maar een online toegang kan garanderen. Bovendien kan en mag het formaat van elektronische bewaring tijdens de zevenjarige bewaringstermijn wijzigen.

Deze vereenvoudigingen zullen alleszins een boost teweegbrengen op het vlak van de elektronische facturering. De drempel wordt aldus verlaagd.

Self-billing: expliciete aanvaarding niet langer vereist

Zo is het niet langer vereist dat het akkoord tussen de partijen voorafgaandelijk wordt kenbaar gemaakt aan de btw-administratie. Tevens mag de procedure van de aanvaarding van de self-bill door de leverancier of dienstverrichter voortaan uitdrukkelijk of stilzwijgend gebeuren, naar keuze van de partijen.

Wenst u over dit alles meer te weten, neem dan contact op met Wim De Pelsmaeker of Veerle Van Den Steen of uw dossierverantwoordelijke.

 

27/02/2013