Baker Tilly

Nieuwe facturatieregels vanaf 1 januari 2013: bent u er klaar voor?


Op 1 januari 2013 worden in België tal van nieuwe facturatieregels van kracht. Het parlement legt op dit ogenblik de laatste hand aan de implementatie van de Europese facturatierichtlijn 2010/45/EU. De bedoeling is om de materie binnen Europa beter te harmoniseren en te vereenvoudigen. Of dit zal lukken zal in de praktijk moeten blijken. Een vereenvoudiging wat betreft elektronische facturatie en self-billing schept alleszins opportuniteiten. Dat een voorschotfactuur de btw niet langer opeisbaar maakt is dan weer even verrassend als ingrijpend. Vaststaat dat u door deze nieuwe regels zal worden beïnvloed waarbij aanpassingen in het boekhoudsysteem nodig zullen blijken. Hierbij een aantal in het oog springende wijzigingen.

Voorschotfactuur maakt btw niet langer opeisbaar (of aftrekbaar)


Verrassend is de aanpassing van de regels betreffende de opeisbaarheid van btw. Zo zal de voorafgaande facturatie de btw niet langer opeisbaar maken. Bij een gehele of gedeeltelijke voorafgaandelijke betaling blijft de btw wel opeisbaar. Bijgevolg zal een (voorschot)factuur voortaan zonder gevolg blijven wat betreft de opeisbaarheid van btw, tot het ogenblik van de levering of van de voltooiing van de dienst of tot het ogenblik dat voorafgaand wordt betaald.

De nieuwe regels hebben ook hun gevolgen wat betreft het tijdstip van aftrekbaarheid van btw. Een voorschotfactuur op zich maakt btw niet langer aftrekbaar. Deze btw kan maar in aftrek worden gebracht in de btw-aangifte met betrekking tot de periode waarin de factuur werd betaald of waarin de handeling effectief plaatsvond indien vóór dat tijdstip nog niet werd betaald.

De impact van deze aanpassing valt niet te onderschatten en noodzaakt een aanpassing van uw ERP-systeem of boekhoudpakket. Tevens zijn er vragen bij de praktische uitwerking. Zullen er nog voorschotfacturen mogen worden uitgereikt waarop btw staat vermeld? Indien geen btw mag worden vermeld, moet dan de voorschotfactuur naderhand, wanneer de btw opeisbaar is geworden, worden aangevuld met een verbeterend stuk? Of moet men werken met een zogenaamde uitnodiging tot betaling? En wat met gespreide betalingen? Moet daar eenzelfde factuur in verschillende btw-aangiften worden verwerkt?

Naar verluidt zou een voorschotfactuur nog steeds mogelijk zijn, zij het dat de btw niet langer verschuldigd is. De btw zal wel nog steeds op een voorschotfactuur mogen worden vermeld.

Elektronische facturatie wordt gebruiksvriendelijker

Het elektronisch formaat van de factuur op zich is niet langer doorslaggevend. Hierbij wordt het mogelijk en toegestaan dat een factuur in een bepaald elektronisch formaat wordt verstuurd en in een ander elektronisch formaat wordt ontvangen. De nieuwe wetgeving schakelt de elektronische factuur gelijk met de papieren factuur. In feite is het andersom en wordt de papieren factuur gelijkgesteld met een elektronische. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur zullen voortaan ook voor papieren facturen te allen tijde moeten worden gewaarborgd.

Self-billing wordt eenvoudiger

De procedure van self-billing bestaat erin dat niet de leverancier of dienstverrichter factureert maar wel de afnemer van de goederen of diensten. De nieuwe regeling vereenvoudigt deze procedure. Het akkoord tussen de partijen zal niet langer voorafgaandelijk moeten kenbaar gemaakt worden aan de btw-administratie. Tevens verdwijnt de specifieke vereiste van expliciete aanvaarding. Dit schept opportuniteiten om op een meer eenvoudige en ondernemingsvriendelijkere wijze gebruik te maken van deze vorm van facturatie.

Bevoegdheidsregels wat betreft facturatie wijzigen

Aangezien de facturatieregels en –formaliteiten niet in alle lidstaten op dezelfde manier worden toegepast en geïnterpreteerd werd besloten om nieuwe bevoegdheidsregels betreffende het uitreiken van facturen in te voeren.

Ontvangt u als Belgische onderneming een dienst van een Franse onderneming waarbij de dienst volgens de B2B-regels plaatsvindt in België waarbij uzelf de btw dient te voldoen, dan zal voortaan Frankrijk bevoegd zijn om de facturatieregels te bepalen. Volgens de huidige regels is dat nog België.

Bewaring van boeken, facturen en andere stukken

Als in België gevestigde belastingplichtige dienen uw papieren facturen nog steeds in België te worden bewaard. Bewaring in elektronisch formaat zal voortaan ook buiten de EU mogen gebeuren, op voorwaarde dat er in België een volledige onlinetoegang tot de betrokken gegevens gewaarborgd wordt en de administratie voorafgaandelijk op de hoogte werd gebracht.

Waar in het verleden al werd toegestaan om papieren facturen, met het oog op hun bewaring, onder bepaalde voorwaarden te digitaliseren zal het voortaan ook worden toegestaan om elektronische facturen af te printen en op papier te bewaren.

Nieuwe verplichte factuurvermeldingen en nieuwe datum van uitreiking

Ook wat betreft de verplichte factuurvermeldingen verandert een en ander. Zo zal, naast de facturatiedatum, eveneens de datum van de transactie afzonderlijk moeten voorkomen op de factuur, ook al zijn beiden identiek. Bij verlegging van de btw zal niet langer verwezen dienen te worden naar het wetsartikel of de bepaling in de richtlijn. Ook in een aantal bijzonder gevallen (self-billing, margeregeling, …) wordt de verplichte verwijzing naar deze regeling vereenvoudigd.

Tevens verschuift de uitreikingsdatum van de factuur van uiterlijk de 5de werkdag van de maand na de transactie naar uiterlijk de 15 dag van die maand.

Ook hier dringt zich een aanpassing van uw boekhoudprogrammatuur op.

Teneinde bedrijven de mogelijkheid te geven hun systemen aan te passen aan de nieuwe facturatieregels zal naar verluidt worden voorzien in een overgangsregeling. Volgens recente berichten betreft het een overgangsperiode van één jaar.

Wenst u over dit alles meer te weten, neem dan contact op met Wim De Pelsmaeker of Veerle Van Den Steen of uw dossierverantwoordelijke.

 

19/12/2012